Comment remplir les colonnes chiffrées dans mon fichier de base électorale ?

Dans le fichier d’import People Vox (modèle Excel de la base électorale), certaines colonnes doivent contenir un nombre précis de chiffres ou de caractères. Cela concerne notamment les colonnes pour les 3 derniers chiffres du numéro de sécurité sociale, le code postal, les 4 derniers caractères du numéro IBAN ou encore le matricule de l’entreprise.

Attention : Excel peut supprimer automatiquement les zéros placés au début d’une valeur. Par exemple, si la valeur attendue est 012, Excel peut la transformer en 12. L’import risque alors d’être refusé, car le nombre de chiffres attendu n’est plus respecté.

Comment conserver les zéros ?

Pour éviter ce problème, deux solutions sont possibles :

1. Mettre la cellule ou toute la colonne au format « Texte » avant de saisir les données. C’est la méthode à privilégier pour conserver les valeurs telles qu’elles doivent être importées.
2. Ajouter une apostrophe avant la valeur, par exemple '012. L’apostrophe ne s’affiche pas dans la cellule, mais permet à Excel de conserver le zéro initial.

Ces précautions s’appliquent à toutes les colonnes concernées. Par exemple, si la valeur attendue est 0012, il faut conserver les 4 caractères et ne pas enregistrer uniquement 12.

Avant l’import

Vérifiez que chaque valeur respecte le format attendu et que les zéros initiaux sont bien conservés. Si une erreur apparaît lors de l’import, par exemple « La valeur doit comporter 3 chiffres », vérifiez que la valeur n’a pas été modifiée automatiquement par Excel, puis corrigez-la si nécessaire.